Clase virtual 3 – Archivo digital

Clase VirtualIntroducción

Hola, se bienvenid@ a esta nueva clase virtual en la cual continuaremos con la correcta administración de documentos, donde te enseñaré las características de un archivo digital y te guiaré para que elabores el tuyo.

En esta tercera parte de la administración de documentos se abordarán los siguientes tópicos:

  1. Archivo digital.
  2. Archivo vertical y archivos digitales.
  3. Creación de un archivo digital.

Desarrollo del tema

Archivo digital

El archivo digital es una unidad de datos o información almacenada en algún medio que puede ser utilizada por aplicaciones de tu computadora. se guardan en directorios y para poder acceder a él, la ruta está conformada por los diversos subdirectorios que lo contienen, hasta llegar al directorio contenedor.

Clase virtual 3 – Archivo digitalImagen 1: La capacidad de almacenamiento de los equipos de cómputo permite manejar grandes cantidades de información

Cada archivo está diferenciado de los demás en base a un nombre propio y una extensión que lo identifica. La extensión sería como el apellido y es lo que permite diferenciar el formato del archivo y, asimismo, interpretar los caracteres que conforman el contenido del archivo. Un archivo de texto, podrá tener la extensión .txt (el nombre completo sería: ARCHIVO.txt); uno de documento enriquecido, .doc, .pdf; uno de imágenes, .jpg, .gif; y lo mismo ocurre con cada formato.

Archivos verticales y archivos digitales

En las Bibliotecas y los Centro de Documentación una de las herramientas más utilizadas tradicionalmente ha sido la de “Archivos Verticales.” Refiriéndose a un mueble en donde se depositan artículos, información en formato impreso de la fuente original.  Estos son colocados dentro de archivos, sobres o carpetas, generalmente en orden alfabético de acuerdo a unas guías preestablecidas por el Bibliotecario o por algún negocio que maneje expedientes de clientes.

Con la introducción de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) compuestas por herramientas electrónicas (scanners, computador, y programas de digitalización) es posible para cualquier persona o biblioteca crear su propio “Archivo Digital”. La diferencia entre un archivo vertical y uno digital consiste en la ubicación, en donde el digital estará en una computadora local, en un servidor, CD-ROM o DVD-ROM y puede ser accedido mediante medios electrónicos como el computador.

¿Como hacer un archivo digital?

A continuación te enseñare a crear tu propio archivo digital paso a paso, este método solo aplica si estás usando el sistema operativo Windows, ya que si estás usando otro sistema operativo (mac, linux) el procedimiento puede variar.

El crear un Archivo Digital trae consigo muchas ventajas como; el ahorro de papel y materiales de oficina, permite una portabilidad del archivo, una distribución instantánea, la conservación intacta de los documentos y un proceso de búsqueda de mayor efectividad y rapidez que de la forma tradicional.

Los pasos a seguir son:

1.-Designa el espacio digital en el Disco Duro o Disco portátil.

  • Lo primero que debes hacer es crear una carpeta con un nombre fácil de identificar.
  • Puedes seguir constantemente creando subcarpetas de acuerdo a la temática de los documentos.
  • Recuerda asegurarte que tu unidad de almacenamiento contenga el espacio suficiente, ya que constantemente le añadirás artículos o archivos.

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Imagen 2: Ejemplo de un archivo digital de información.

2.-Descarga e instala alguno de los siguientes programas.

Los programas que te muestro aquí son para que puedas leer documentos en formato PDF(Portable Document Format) son gratuitos y los puedes encontrar en la web.

Descarga un “Convertidor de Documentos a PDF”. Estos programas te permiten convertir cualquier tipo de documento en tu computador o en el web a formato PDF.

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Imagen 3: Ejemplo de un documento convertido en formato PDF

La ventaja del formato PDF es que te permite mantener la integridad del documento, colocarle seguridad y es un sistema universal de documentos gratuito. En el caso de que se cuente con un “scanner” los documentos pueden ser digitalizados directamente a este formato.

3.- Crear un directorio para organizar los documentos.

  • Crear un directorio que reglamente el tipo de documentos a guardar, el formato, el acceso, los derechos de autor, el descarte, la organización y demás asuntos administrativos pertinentes.
  • Una vez que tengas el documento a guardar, guarda el documento en formato PDF en el archivo seleccionado. (Al guardar asignale un título apropiado y una etiqueta.)

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Imagen 4: Ejemplo de carpetas y subcarpetas para la organización de un archivo digital.

Como se puede ver, gracias a la tecnología, los archivos digitales cumplen y satisfacen las mismas necesidades que los archivos verticales tradicionales, permitiendo ahorrar espacio, ofrecen servicio más rápido y efectivo  a un bajo costo. Solo es cuestión de  iniciarlo de forma simple y poco a poco su archivo crecerá y se enriquecerá en contenido, beneficiando por supuesto a los usuarios.

Conclusión

El archivo digital es una muy buena opción para tener organizados los documentos dentro de la computadora. Las ventajas que trae son la conservación de los documentos propios o históricos, ya que el tener un respaldo digital los ayudará preservar de manera permanente sin ser afectados por el clima o pestes, de esta manera aunque los originales lleguen a ser extraviados o destruidos, siempre tendrá la opción del respaldo en el equipo de computo, otra ventaja es que ahorrará mucho espacio físico y su accesibilidad es mas  sencilla que en un archivero.